Majątek przedsiębiorstwa, w którego skład wchodzą środki trwałe, jest kluczowym elementem każdej działalności. Na niektórych przedsiębiorcach spoczywa obowiązek ewidencji środków trwałych. Jak dokumentować środki trwałe i przede wszystkim jakie przedsiębiorstwa mają ten obowiązek? Odpowiedź na te pytania zawarliśmy w tekście poniżej.
Ewidencja środków trwałych
Ewidencja środków trwałych obejmuje wszystkie rzeczowe składniki majątku przedsiębiorstwa, które związane są z wykonywaną działalnością. Przedsiębiorca, który wykorzystuje w swojej działalności gospodarczej środki trwałe, jest zobowiązany do prowadzenia ich stosownej ewidencji. Dokładnie określa to rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Paragraf 5. niniejszego rozporządzenia traktuje o tym, że osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, zobowiązane są do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów mają również obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – zgodnie z art. 22n ust. 2-6 ustawy o PIT.
Ewidencja środków trwałych i jej prowadzenie jest niezbędne do naliczania amortyzacji środków w koszty działalności, co skutkuje obniżeniem podatku dochodowego dla danego przedsiębiorstwa. Zgodnie bowiem z art. 22n ustawy o PIT w razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.
[Sprawdź też: Rozliczanie podatku dochodowego – Poznań]
Jak prowadzić ewidencję środków trwałych?
Żadne z aktualnie obowiązujących w naszym prawie przepisów nie definiują w jakiej dokładnie formie ma być prowadzona ewidencja środków trwałych. Księga inwentarzowa może być prowadzona zarówno elektronicznie jak i papierowo. Art 22n ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ściśle określa jakie informacje powinny znaleźć się w takim raporcie. Kolumny prowadzonej ewidencji środków trwałych powinny obowiązkowo zawierać takie informacje jak:
- liczba porządkowa,
- data zakupu,
- data wprowadzenia do użytkowania,
- zdefiniowanie dokumentu stwierdzającego nabycie,
- określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
- symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,
- wartość początkowa środka trwałego,
- stawka amortyzacyjna,
- kwota odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy
- zaktualizowana wartość początkowa,
- zaktualizowana kwota odpisów amortyzacyjnych,
- wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową,
- data ewentualnej likwidacji wraz z przyczyną albo datę zbycia.
Amortyzacja środków trwałych
Jak można było zauważyć w powyższej liście wymaganych pozycji w ewidencji, jej prowadzenie jest konieczne, gdy przedsiębiorca korzysta z możliwości amortyzacji środków trwałych.
Jako amortyzację należy rozumieć stopniowe zmniejszenie wartości rzeczy wynikające z jej użytkowania wraz z upływem określonego czasu.
[Sprawdź też: Doradztwo podatkowe – Poznań]
Przed rozpoczęciem jakichkolwiek procesów związanych z amortyzacją, przedsiębiorca powinien przygotować tabelę amortyzacyjną środków trwałych. To tam wpisywane są miesięczne kwoty amortyzacji, które tworzą zestawienie ułatwiające prowadzenie ewidencji i dokonania amortyzacji środków trwałych.
Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na amortyzację środków trwałych, mogą wybrać jedną z kilku dostępnych metod amortyzacji. Aktualnie dopuszczonymi do stosowania metodami są: metoda liniowa (najczęściej wybierana), liniowa indywidualna i liniowa przyspieszona amortyzacji środków trwałych
Przeprowadzenie działania prowadzącego do amortyzacji środków trwałych pozwala na obniżenie należnego podatku dochodowego za dany rok.
Dla przykładu: przedsiębiorca w styczniu tego roku zakupił urządzenie, kwalifikujące się jako środek trwały o wartości 120 000 zł. W tym samym miesiącu urządzenie zostało wprowadzone do ewidencji środków trwałych. Firma, którą prowadzi przedsiębiorca, jest małym podatnikiem, przez co można skorzystać z prawa do jednorazowej amortyzacji. Stawka amortyzacji wynosi 14 %. W styczniu można było dokonać odpisu amortyzacyjnego na kwotę 16 800 zł. Kolejne odpisy wykonywane co roku można dalej prowadzić w systemie liniowym.