Kontynuując naszą serię informacji dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), przekazujemy zaktualizowane informacje dotyczące terminów jego obowiązkowego wdrożenia, a także przedstawiamy rozwiązanie, które udostępniamy Państwu całkowicie bezpłatnie, aby ułatwić pracę z KSeF.
Aktualny harmonogram wdrożenia KSeF
Po kilku aktualizacjach przepisów i komunikatów Ministerstwa Finansów znany jest obecnie następujący harmonogram:
- od 1 lutego 2026 r.
wszyscy podatnicy będą zobowiązani do odbierania faktur za pośrednictwem KSeF, obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie dużych przedsiębiorców, tj. podmioty, których obrót przekroczył 200 mln zł (np. dostawcy energii elektrycznej), - od 1 kwietnia 2026 r.
obowiązek korzystania z KSeF przez pozostałych przedsiębiorców (niezależnie od statusu podatnika VAT), z wyłączeniem przedsiębiorców, którzy nie przekraczają przychodu 10 000 zł miesięcznie w zakresie sprzedaży B2B (warto zweryfikować sprzedaż w zakresie B2C oraz sprzedaż detaliczną, paragonową) - od 1 stycznia 2027 r.
obowiązek obejmie pozostałych podatników, którzy nie zostali objęci wcześniejszymi etapami wdrożenia.
Zmiany te oznaczają, że nawet podmioty, które jeszcze nie będą zobowiązane od razu do wystawiania faktur w KSeF, powinny już teraz przygotować się organizacyjnie do odbierania faktur w systemie.
Wzór wypełnionego ZAW-FA dla spółki z o.o., spółki jawnej, spółka akcyjnej, spółki komandytowej oraz spółki cywilnej
W celu ułatwienia Państwu przygotowania się do pracy z Krajowym Systemem e-Faktur pod tym linkiem ściągniecie aktualny formularz ZAW-FA
https://www.podatki.gov.pl/podatki-firmowe/vat/formularze/.
Materiał ten ma charakter pomocniczy i poglądowy – pokazuje, w jaki sposób poprawnie uzupełnić dane i nadać uprawnienia pierwszej osobie działającej w KSeF z ramienia spółki.
Przypominamy, że spółki oraz inne podmioty niebędące osobami fizycznymi, nieposiadające pieczęci kwalifikowanej zobowiązane są do złożenia formularza ZAW-FA w celu wskazania pierwszej osoby uprawnionej do działania w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Dopiero po skutecznym złożeniu tego zawiadomienia możliwe jest nadawanie dalszych uprawnień oraz bieżące korzystanie z systemu.
Złożenie ZAW-FA stanowi zatem pierwszy i niezbędny krok organizacyjny umożliwiający obsługę KSeF po stronie spółki.
Zachęcamy do wykorzystania wzoru jako wsparcia przy samodzielnym składaniu zawiadomienia, z uwzględnieniem specyfiki Państwa podmiotu oraz aktualnych danych.
Certyfikaty KSeF — co to jest i kiedy będą potrzebne
I.Certyfikat KSeF to „klucz” identyfikacyjny, który jednoznacznie potwierdza tożsamość użytkownika w Krajowym Systemie e-Faktur (certyfikat typu I). Stanowi jedną z metod uwierzytelniania się w systemie — szczególnie istotną w sytuacjach, gdy faktura jest wystawiana w integracji z oprogramowaniem księgowym czy sprzedażowym (np. fakturownia, wfirma, Optima). Pozwala on uwierzytelniać się w różnych kontekstach
- Przykład:
Pani Kasia jest odpowiedzialna za wystawianie faktur z firmie XYZ Sp. z o.o. Firma do tej pory wystawiała faktury w programie A. Dodatkowo Pani Ania ma swoją jednoosobową działalność gospodarczą i do tej pory do wystawiania faktur korzystała z programu B. Pani Ania potwierdza swoją tożsamość Profilem Zaufanym logując się do KSeF podając NIP swojej działalności gospodarczej pobiera i pobiera swój imienny certyfikat. Ten sam certyfikat może wgrać do programu A działając w spółce XYZ Sp. z o.o. po nadaniu jej odpowiednich uprawnień przez administratora (np. prezesa wskazanego na zawiadomieniu ZAW-FA)
Nie oznacza to, że faktury będą błędnie wystawione – certyfikat jedynie potwierdza, że Pani Ania jest uprawniona do wystawiania faktur również w kontekście spółki.
II.Certyfikat umożliwia połączenie programu do fakturowania z KSeF w sposób automatyczny, bez konieczności każdorazowego logowania, a także pozwala na wystawianie faktur w tzw. trybach szczególnych, np. w trybie offline (certyfikat typu II) lub w sytuacjach czasowej niedostępności systemu:
- Tryb offline
Uruchamiany jest wyłącznie wtedy, gdy Ministerstwo Finansów oficjalnie poinformuje o niedostępności systemu (planowej lub nagłej). Faktury wystawione w tym czasie zapisuje się lokalnie i przesyła do KSeF po przywróceniu jego pracy. Czas na dosłanie dokumentów wynosi:
- 1 dzień roboczy – jeśli była to tylko czasowa niedostępność systemu,
- 7 dni roboczych – w razie awarii.
- Tryb offline24
To rozwiązanie dostępne cały czas, niezależnie od komunikatów MF. Możesz z niego skorzystać, gdy np. nie masz dostępu do Internetu, Twoje oprogramowanie nie działa poprawnie albo system KSeF działa z opóźnieniami. Fakturę trzeba w takim przypadku dosłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
- Przykład:
Pani Ania wystawia faktury w imieniu spółki XYZ Sp. z o.o. Jednego dnia, kiedy Pani Ania miała w planie dnia wystawianie faktur wystąpiła awaria i brak Internetu. Spółka musi pobrać na takie okoliczności certyfikat typu II. Umożliwia on wystawienie faktury z kodem QR do weryfikacji tożsamości wystawcy, zapewniając jej autentyczność.
Jak długo certyfikat jest ważny?
Certyfikat KSeF wydawany jest na maksymalny okres 2 lat. Po upływie tego czasu konieczne jest złożenie nowego wniosku w celu jego odnowienia.
W kolejnych wiadomościach będziemy przekazywać dalsze informacje praktyczne dotyczące KSeF, w tym kwestie organizacyjne i formalne związane z jego obsługą.
Lubisz wiedzieć wcześniej niż urząd? Obserwuj nas i bądź zawsze o krok do przodu.
