W kontynuacji naszego cyklu informacyjnego dotyczącego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przechodzimy do kolejnego istotnego zagadnienia, jakim są uprawnienia do KSeF.
KSeF przewiduje kilka typów uprawnień, które mogą być nadawane osobom fizycznym lub podmiotom, w zależności od roli, jaką mają pełnić w procesie fakturowania.
- Uprawnienia właścicielskie (nadrzędne)
Przysługują pierwszej osobie wskazanej w systemie (np. poprzez ZAW-FA albo przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej/profilu zaufanego/podpisu kwalifikowanego).
Osoba z tym uprawnieniem może:
- nadawać i odbierać uprawnienia innym osobom,
- wystawiać, odbierać i przeglądać faktury w KSeF,
- zarządzać certyfikatami KSeF.
- Uprawnienia do wystawiania faktur
Pozwalają na:
- wystawianie faktur sprzedażowych w imieniu podmiotu,
- dostęp do faktur wystawionych przez siebie.
Nie dają możliwości zarządzania uprawnieniami innych użytkowników.
- Uprawnienia do odbierania (pobierania) faktur
Umożliwiają:
- dostęp do faktur zakupowych otrzymanych przez podmiot w KSeF,
- pobieranie faktur w celu dalszego przetwarzania.
- Uprawnienia mieszane (wystawianie i odbieranie faktur)
Najczęściej nadawane pracownikom działów administracyjnych – łączą funkcje z pkt 2 i 3.
Zakres uprawnień każdorazowo określa osoba posiadająca uprawnienia nadrzędne.
Ważna informacja organizacyjna – zasady współpracy z VARD&SKATT
Chcemy w tym miejscu wyraźnie podkreślić, że VARD&SKATT nie przyjmuje pełnomocnictw ani uprawnień do pobierania faktur bezpośrednio z KSeF w imieniu Klientów.
Przyjęty przez nas model współpracy zakłada, że:
- to Klient przekazuje do biura paczkę faktur,
- paczka ta stanowi odzwierciedlenie faktycznych zdarzeń gospodarczych, które mają zostać ujęte w księgach rachunkowych.
Takie rozwiązanie pozwala ograniczyć ryzyko sytuacji, w których faktura zostanie wystawiona celowo lub omyłkowo na niewłaściwy podmiot, podmiot ten udzieli dostępu do swoich faktur, a dokument zostanie następnie niezasadnie ujęty w ewidencji księgowej.
Przyjęta zasada ma na celu zwiększenie bezpieczeństwa, kontroli oraz decyzyjności w uznania kosztu przez Klienta.
Bezpłatne szkolenia Ministerstwa Finansów – „Środy z KSeF”
Ministerstwo Finansów kontynuuje cykl bezpłatnych szkoleń „Środy z KSeF”, organizowanych z myślą o przedsiębiorcach.
Jesienna edycja szkoleń trwała od 24 września do 17 grudnia 2025 r.
W odpowiedzi na duże zainteresowanie, kolejna edycja odbędzie się w okresie od 7 stycznia do 11 lutego 2026 r.
Szkolenia pod hasłem „Środy z KSeF – KSeF w pigułce” obejmują podstawowe i praktyczne zagadnienia, takie jak:
- sposób logowania do KSeF,
- wystawianie faktur,
- przeglądanie faktur,
- nadawanie uprawnień.
Spotkania będą odbywać się w każdą środę, począwszy od 7 stycznia 2026 r.:
- stacjonarnie w każdym urzędzie skarbowym (z wyjątkiem wyspecjalizowanych urzędów skarbowych: Pierwszego Wielkopolskiego US w Poznaniu oraz Drugiego Wielkopolskiego US w Kaliszu) – w godz. 10:00–12:00,
- on-line na platformie MS Teams – w godz. 10:00–12:00 oraz 14:00–16:00.
Dodatkowo
W sobotę, 24 stycznia 2026 r., w godz. 9:00–15:00, w urzędach skarbowych w Polsce odbędzie się „Dzień otwarty z KSeF”. Każdy zainteresowany będzie mógł wziąć udział w dodatkowym szkoleniu, spotkać się z ekspertami KSeF, uzyskać indywidualne wyjaśnienia, zadać pytania oraz rozwiać wątpliwości dotyczące korzystania z systemu.
UWAGA!
W nawiązaniu do naszych wcześniejszych komunikatów dotyczących dostępu do KSeF oraz formularza ZAW-FA, zwracamy uwagę na istotną zmianę organizacyjną, o której Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z dnia 19 grudnia 2025 r., opublikowanym 31 grudnia 2025 r.
Od 1 stycznia 2026 r. zawiadomienie ZAW-FA składane za pośrednictwem platformy ePUAP do urzędów skarbowych nie będzie uznawane za skutecznie doręczone.
Formularz ZAW-FA nadal może być jednak składany elektronicznie, w szczególności:
- za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego,
- poprzez system e-Doręczeń.
W kolejnych wiadomościach w ramach naszego cyklu dotyczącego Krajowego Systemu e-Faktur omówimy szczegółowo certyfikaty KSeF – ich rodzaje, zastosowanie oraz rolę w bezpiecznej pracy z systemem.
Dziękujemy za zapoznanie się z informacją i zachęcamy do śledzenia kolejnych wiadomości z naszego cyklu KSeF.
Lubisz wiedzieć wcześniej niż urząd? Obserwuj nas i bądź zawsze o krok do przodu.
