Często pojęcia oddział, przedstawicielstwo i filia firmy używane są jako tożsame. Jednak przepisy prawa polskiego jasno zaznaczają różnice między tymi pojęciami. Czym różnią się między sobą na pozór tak podobne pojęcia oraz jak założyć oddział, przedstawicielstwo lub filię w Polsce? Na te pytania szczegółowo odpowiemy w poniższym artykule.
Oddział firmy, jej przedstawicielstwo a może filia – definicja legalna pojęć
Zarówno oddział firmy, jak i jej przedstawicielstwo, definiowane są przepisami ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Art. 3 pkt 4 tejże ustawy określa oddział jako wyodrębnioną i samodzielną organizacyjnie część działalności gospodarczej, wykonywaną przez przedsiębiorcę poza siedzibą przedsiębiorcy lub głównym miejscem wykonywania działalności.
Przedstawicielstwo firmy swoją definicję posiada w ustawie o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Przedstawiona tam definicja odnosi się przede wszystkim do zagranicznych podmiotów gospodarczych i traktuje o zakresie działania przedstawicielstwa, które, jak mówi art. 23 tejże ustawy, może obejmować wyłącznie prowadzenie działalności w zakresie reklamy i promocji przedsiębiorcy zagranicznego.
Filia firmy nie jest ujęta w żadnej definicji, jakie prezentują akty prawne. Jest to zwyczajowe określenie używane na placówkę mającą własną strukturę, która prowadzi określoną w statucie działalność, jednak jest zależna i połączona tymże statutem z przedsiębiorstwem matką, z którego się wywodzi.
Podsumowując zakres definicji legalnych, przedstawione powyżej pojęcia nie są tożsame. Podstawową różnicą między przedstawicielstwem firmy a jej oddziałem jest zakres działalności. To pierwsze ściśle odnosi się do jednostek reklamowych danych przedsiębiorstw, drugie znów zajmować się może zarówno działalnością wytwórczą, jak i dystrybucyjną. Filia firmy jest natomiast pojęciem zwyczajowym.
Jak założyć oddział firmy?
Przedsiębiorcy zagranicznemu przysługuje możliwość utworzenia jednego lub większej ilości oddziałów swojej firmy, która zarejestrowana jest poza granicami naszego kraju. Oczywiście pozostawiając przy tym zakres działalności oddziału nieprzekraczający zakresu działalności głównego przedsiębiorstwa. Pierwszym krokiem, jaki należy podjąć do otworzenia oddziału firmy na terenie naszego kraju, jest rejestracja oddziału w Krajowym Rejestrze Sądowym. Ważnym jest, że nazwa oddziału, jaki ma powstać, powinna składać się z oryginalnej nazwy przedsiębiorstwa wraz z przetłumaczoną na język polski formy prawnej przedsiębiorstwa z dodanymi na końcu “oddział w Polsce” lub “oddział przedsiębiorstwa w Polsce”.
Następnie należy ustanowić osobę upoważnioną do reprezentowania przedsiębiorcy w danym oddziale. W trakcie prowadzenia działalności oddziału firmy wyznaczony reprezentant oddziału powinien:
- prowadzić oddzielną rachunkowość w języku polskim dla danego oddziału, zgodnie z polskimi przepisami o rachunkowości,
- zgłaszać wszystkie zmiany stanu faktycznego i prawnego w zakresie okoliczności, o których mowa w art. 91 ust. 1 pkt 2 w terminie 14 dni od dnia ich wystąpienia.
Jak założyć przedstawicielstwo firmy?
Osoby wykonujące działalność gospodarczą za granicą naszego kraju, które chcą mieć swoje przedstawicielstwo firmy na terytorium RP, powinny w pierwszej kolejności uzyskać wpis do rejestru przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych, który ważny jest przez dwa lata.
Ważnym aspektem, który wart jest przypomnienia, jest fakt, że przedstawicielstwo firmy zagranicznej działające w obrębie naszego kraju nie daje żadnych uprawnień do prowadzenia w Polsce działalności gospodarczej. Tak jak wspominaliśmy wcześniej, przedstawicielstwo uprawnione jest do prowadzenia tylko i wyłącznie działalności w zakresie promocji danego przedsiębiorcy zagranicznego.
W trakcie obowiązywania przedstawicielstwa danego przedsiębiorstwa, przedsiębiorca zagraniczny zobowiązany jest do:
- używania oryginalnej nazwy przedsiębiorstwa wraz z dopiskiem „przedstawicielstwo w Polsce”;
- prowadzenie oddzielnej rachunkowości dla przedstawicielstwa w języku polskim zgodnie z przepisami o rachunkowości;
zgłaszać w terminie 14 dni ministrowi właściwemu do spraw gospodarki wszystkie zmiany stanu faktycznego i prawnego w zakresie okoliczności, o których mowa w art. 91 ust. 1 pkt 2.
