Z roku na rok na rynku polskim przybywa przedsiębiorców, świadczących usługi na rzecz klienta zagranicznego. Jak w takim wypadku powinno wyglądać rozliczenie z firmą z innego kraju? W poniższym artykule wyjaśniamy tematykę faktury zagranicznej i tego, co powinna zawierać.
Faktura dla zagranicznego kontrahenta z UE
Zawierając transakcję z zagranicznym kontrahentem, tak samo, jak w przypadku transakcji na terenie Polski, należy poświadczyć dokumentem sprzedaży. Warto jednak pamiętać o różnicach, jakie występują między standardową fakturą VAT a fakturą zagraniczną. Na skład faktury dla zagranicznego kontrahenta wpływa kilka elementów, która szczegółowo określa Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. Poniżej zebraliśmy najważniejsze elementy, które należy uwzględnić podczas wystawiania tego rodzaju dokumentu..
- Miejsce świadczenia usług — jego określenie jest istotne na prawidłowe rozliczenie podatku VAT. Art 28b Ustawy o VAT dokładnie wyszczególnia miejsca świadczenia usług;
- Numer VAT UE — każdy przedsiębiorca, który chce dokonywać transakcji z kontrahentami z UE, ma obowiązek dokonania rejestracji do celów VAT UE. Rejestracji dokonujemy poprzez wypełnienie wniosku VAT-R, następnie otrzymujemy numer NIP UE, który należy każdorazowo umieszczać na fakturze unijnej;
- Język faktury zagranicznej – najlepiej fakturę dla zagranicznego kontrahenta wystawić w języku angielskim. Jednak nie zapominajmy o tym, że polski fiskus może wymagać faktur w języku polskim. Warto wtedy przygotować tłumaczenie posiadanych dokumentów;
- Waluta transakcji — w sytuacji, gdy wystawiamy fakturę zagraniczną w obcej walucie i prowadzimy Księgę Przychodów i Rozchodów kwoty muszą być przeliczone na złotówki z uwzględnieniem kursu NBP z dnia przed wystawieniem dokumentu;
- Odwrotne obciążenie — jeśli odbiorą faktury stanowi zagraniczny przedsiębiorca, a nie osoba fizyczna, na fakturze poza stawkami netto/brutto należy umieścić adnotację o odwrotnym obciążeniu. Taka informacja oznacza, że jest to faktura zagraniczna bez VAT. Rozliczenia podatku VAT w takiej sytuacji dokonuje usługobiorca.
Faktura zagraniczna dla kontrahenta spoza UE
Czym różni się faktura dla kontrahenta z Unii Europejskiej od wystawianej dla firmy spoza UE? Oba dokumenty wyglądają tak samo.
VIES — bezpieczna faktura zagraniczna
Jeżeli chcemy mieć pewność, że zagraniczny kontrahent działa zgodnie z prawem, warto skorzystać z systemu VIES. Jest to intuicyjna wyszukiwarka, która umożliwia weryfikację danego podmiotu — czy jest on zarejestrowany jako podmiot dokonujący transakcji wewnątrz UE. Wystarczy wpisać wspomniany wcześniej numer VAT UE, aby uzyskać dostęp do informacji o danym kontrahencie i mieć pewność o bezpiecznej współpracy między zagranicznymi podmiotami. Korzystanie z wyszukiwarki VIS jest w pełni darmowe.
Faktura zagraniczna — profesjonalna pomoc
Uzyskanie numeru VAT UE wraz z wpisem do VIES oraz pierwsze wystawienie faktury dla zagranicznego klienta dla niektórych przedsiębiorców może być dość skomplikowanym procesem. Warto ograniczyć ryzyko powstania pomyłki i skorzystać z doradztwa księgowego świadczonego przez doświadczonych specjalistów Vard&Skatt.
