Rejestracja do VAT-UE jest niezbędnym krokiem dla przedsiębiorstw, które planują prowadzić działalność handlową na rynkach unijnych. Numer VAT-UE umożliwia prowadzenie transakcji wewnątrz Unii Europejskiej.
Proces rejestracji do VAT-UE rozpatrzymy na przykładzie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością działającej od kilku lat w zakresie sprzedaży sprzętu elektronicznego na polskim rynku, która postanowiła rozszerzyć swoją działalność na rynek niemiecki. Aby móc prowadzić transakcje wewnątrzunijne, musi ona zarejestrować się do VAT-UE.
Cel
Zarejestrowanie spółki do VAT-UE ma na celu umożliwienie prowadzenie transakcji sprzedaży i zakupów z kontrahentami niemieckimi oraz z innych krajów Unii Europejskiej. Rejestracja do VAT-UE umożliwia m.in. sprzedaż na rynki unijne ze stawką VAT 0%.
Prowadząc firmę powinieneś zarejestrować się jako podatnik VAT-UE, jeżeli chcesz dokonywać przynajmniej jednej z następujących transakcji:
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT), czyli sprzedaży towarów dla kontrahentów z krajów unijnych;
- wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT), czyli zakupu towarów od kontrahentów z Unii Europejskiej;
- świadczenia usług na rzecz kontrahentów z krajów unijnych, dla których miejscem świadczenia jest kraj prowadzenia działalności lub zamieszkania nabywcy;
- nabycia usług, dla których miejscem świadczenia jest kraj nabywcy, czyli gdy to nabywca ma obowiązek rozliczenia podatku VAT;
- przemieszczenia towarów w procedurze magazynu typu call-off stock (pozwala na zastosowanie uproszczenia polegającego na rozpoznaniu tylko jednej czynności w transakcji międzynarodowej, tj. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów na rzecz kontrahenta, który pobiera towar z magazynu zlokalizowanego w innym kraju UE).
Proces rejestracji
Spółka musi złożyć wniosek o rejestrację do VAT-UE do swojego urzędu skarbowego za pomocą formularza VAT-R. Jeżeli podatnik już wcześniej dokonał zgłoszenia rejestracyjnego do VAT, to należy złożyć jedynie aktualizację formularza VAT-R (w formularzu zaznaczono pola dotyczące transakcji wewnątrzunijnych).
Zgłoszenie można złożyć:
- elektronicznie przez system e-Deklaracje;
- osobiście;
- pocztowo.
Należy pamięć, że zgłoszenie musi być wykonane, zanim spółka rozpocznie świadczyć usługi albo zanim dokona pierwszej wewnątrzwspólnotowej transakcji. Firma rejestrując się na potrzeby VAT-UE jest zobowiązana do składania informacji podsumowującej VAT-UE w trybie miesięcznym. Jej złożenie jest możliwe wyłącznie elektronicznie. Deklarację VAT-UE należy składać do 25. dnia następnego miesiąca po okresie rozliczeniowym (miesiącu), w którym nastąpiła transakcja wewnątrzwspólnotowa np. jeżeli spółka sprzeda towar w maju to wykaże ją w deklaracji wysyłanej do 25. czerwca.
Korzyści wynikające z rejestracji do VAT-UE
- Możliwość sprzedaży na rynki unijne ze stawką VAT 0%.
- Dzięki rejestracji firma uniknie podwójnego opodatkowania przy transakcjach wewnątrzunijnych, co przełoży się na oszczędności podatkowe.
- Posiadanie numeru VAT-UE zwiększa wiarygodność firmy w oczach partnerów biznesowych z UE, co ułatwi nawiązywanie nowych kontaktów handlowych.
Numer VAT-UE jest weryfikowany w systemie VIES prowadzonym przez Komisję Europejską. Dzięki temu obie strony transakcji wewnątrzwspólnotowej mogą w dowolnym momencie sprawdzić numer VAT-UE swojego potencjalnego lub aktualnego kontrahenta. Za pomocą VAT-UE kontrahenci z Unii Europejskiej mogą zidentyfikować drugą stronę transakcji jako czynnego podatnika VAT-UE.
Trudności związane z rejestracją do VAT-UE
Rejestracja do VAT-UE może się wydawać prostym krokiem, w rzeczywistości proces ten niesie ze sobą wiele wyzwań i potencjalnych trudności, które warto znać, aby uniknąć problemów.
- Długi czas oczekiwania
Rejestracja do VAT-UE może potrwać dłużej, niż się spodziewamy. Procedury administracyjne, związane z weryfikacją danych firmy oraz jej działalności, mogą być czasochłonne. W praktyce oznacza to, że firma może nie być w stanie rozpocząć działalności na rynku unijnym tak szybko, jak planowała.
- Ryzyko odmowy rejestracji
W przypadku błędnie wypełnionych dokumentów lub braku wymaganych informacji, urząd skarbowy może odmówić rejestracji do VAT-UE. Odmowa rejestracji nie tylko opóźnia możliwość prowadzenia działalności na rynku międzynarodowym, ale również może generować dodatkowe koszty związane z koniecznością ponownego złożenia wniosku.
- Znajomość przepisów
Przepisy dotyczące VAT-UE są skomplikowane i często zmieniają się. Wymaga to od przedsiębiorcy nie tylko znajomości polskiego prawa podatkowego, ale również przepisów obowiązujących w innych krajach UE. Brak odpowiedniej wiedzy może prowadzić do błędów w rozliczeniach, co z kolei może skutkować karami finansowymi.
- Obowiązki po rejestracji
Firmy zarejestrowane do VAT-UE, jak zostało wcześniej wspomniane, muszą regularnie składać odpowiednie deklaracje i raporty, co wymaga skrupulatnego prowadzenia ewidencji i kontroli nad przepływami finansowymi. Nawet drobne błędy mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym sankcji podatkowych.
Dlaczego warto skorzystać z oferty VARD&SKATT
Rejestracja do VAT-UE może być skomplikowanym procesem, ale z odpowiednim przygotowaniem i wsparciem ekspertów z Kancelarii Podatkowej VARD&SKATT, spółce chcącej rozszerzyć działalność na rynek niemiecki, udało się przeprowadzić ją sprawnie i efektywnie. Nasze biuro rachunkowe oferuje kompleksowe wsparcie dla przedsiębiorców chcących rozszerzyć swoją działalność poza rynek lokalny m.in.:
- Pomoc w przygotowaniu formularza VAT-R,
- Rozliczanie faktur wewnątrzunijnych,
- Terminowe przesyłanie deklaracji do odpowiedniego urzędu skarbowego,
- Aktualną wiedzę i doświadczenie w rozliczaniu podmiotów zarejestrowanych do VAT-UE,
- Przygotowanie pełnej dokumentacji w razie kontroli urzędowej.
Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą i skorzystania z formularza kontaktowego.