Rejestracja do VAT-UE  jest niezbędnym krokiem dla przedsiębiorstw, które planują prowadzić działalność handlową na rynkach unijnych. Numer VAT-UE umożliwia prowadzenie transakcji wewnątrz Unii Europejskiej.
Proces rejestracji do VAT-UE rozpatrzymy na przykładzie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością działającej od kilku lat w zakresie sprzedaży sprzętu elektronicznego na polskim rynku, która postanowiła rozszerzyć swoją działalność na rynek niemiecki. Aby móc prowadzić transakcje wewnątrzunijne, musi ona zarejestrować się do VAT-UE.  

Cel 

Zarejestrowanie spółki do VAT-UE ma na celu umożliwienie prowadzenie transakcji sprzedaży i zakupów z kontrahentami niemieckimi oraz z innych krajów Unii Europejskiej.  Rejestracja do VAT-UE umożliwia m.in. sprzedaż na rynki unijne ze stawką VAT 0%. 

Prowadząc firmę powinieneś zarejestrować się jako podatnik VAT-UE, jeżeli chcesz dokonywać przynajmniej jednej z następujących transakcji: 

  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT), czyli sprzedaży towarów dla kontrahentów z krajów unijnych; 
  • wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT), czyli zakupu towarów od kontrahentów z Unii Europejskiej; 
  • świadczenia usług na rzecz kontrahentów z krajów unijnych, dla których miejscem świadczenia jest kraj prowadzenia działalności lub zamieszkania nabywcy; 
  • nabycia usług, dla których miejscem świadczenia jest kraj nabywcy, czyli gdy to nabywca ma obowiązek rozliczenia podatku VAT; 
  • przemieszczenia towarów w procedurze magazynu typu call-off stock (pozwala na zastosowanie uproszczenia polegającego na rozpoznaniu tylko jednej czynności w transakcji międzynarodowej, tj. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów na rzecz kontrahenta, który pobiera towar z magazynu zlokalizowanego w innym kraju UE). 

Proces rejestracji  

Spółka musi złożyć wniosek o rejestrację do VAT-UE do swojego urzędu skarbowego za pomocą formularza VAT-R. Jeżeli podatnik już wcześniej dokonał zgłoszenia rejestracyjnego do VAT, to należy złożyć jedynie aktualizację formularza VAT-R (w formularzu zaznaczono pola dotyczące transakcji wewnątrzunijnych). 

Zgłoszenie można złożyć: 

  • osobiście; 
  • pocztowo. 

Należy pamięć, że zgłoszenie musi być wykonane, zanim spółka rozpocznie świadczyć usługi albo zanim dokona pierwszej wewnątrzwspólnotowej transakcji. Firma rejestrując się na potrzeby VAT-UE jest zobowiązana do składania informacji podsumowującej VAT-UE w trybie miesięcznym. Jej złożenie jest możliwe wyłącznie elektronicznie. Deklarację VAT-UE należy składać do 25. dnia następnego miesiąca po okresie rozliczeniowym (miesiącu), w którym nastąpiła transakcja wewnątrzwspólnotowa np. jeżeli spółka sprzeda towar w maju to wykaże ją w deklaracji wysyłanej do 25. czerwca. 

Korzyści wynikające z rejestracji do VAT-UE 

  • Możliwość sprzedaży na rynki unijne ze stawką VAT 0%.  
  • Dzięki rejestracji firma uniknie podwójnego opodatkowania przy transakcjach wewnątrzunijnych, co przełoży się na oszczędności podatkowe. 
  • Posiadanie numeru VAT-UE zwiększa wiarygodność firmy w oczach partnerów biznesowych z UE, co ułatwi nawiązywanie nowych kontaktów handlowych.  

Numer VAT-UE jest weryfikowany w systemie VIES prowadzonym przez Komisję Europejską. Dzięki temu obie strony transakcji wewnątrzwspólnotowej mogą w dowolnym momencie sprawdzić numer VAT-UE swojego potencjalnego lub aktualnego kontrahenta. Za pomocą VAT-UE kontrahenci z Unii Europejskiej mogą zidentyfikować drugą stronę transakcji jako czynnego podatnika VAT-UE. 

Trudności związane z rejestracją do VAT-UE 

Rejestracja do VAT-UE może się wydawać prostym krokiem, w rzeczywistości proces ten niesie ze sobą wiele wyzwań i potencjalnych trudności, które warto znać, aby uniknąć problemów. 

  1. Długi czas oczekiwania

Rejestracja do VAT-UE może potrwać dłużej, niż się spodziewamy. Procedury administracyjne, związane z weryfikacją danych firmy oraz jej działalności, mogą być czasochłonne. W praktyce oznacza to, że firma może nie być w stanie rozpocząć działalności na rynku unijnym tak szybko, jak planowała. 

  1. Ryzyko odmowy rejestracji

W przypadku błędnie wypełnionych dokumentów lub braku wymaganych informacji, urząd skarbowy może odmówić rejestracji do VAT-UE. Odmowa rejestracji nie tylko opóźnia możliwość prowadzenia działalności na rynku międzynarodowym, ale również może generować dodatkowe koszty związane z koniecznością ponownego złożenia wniosku. 

  1. Znajomość przepisów

Przepisy dotyczące VAT-UE są skomplikowane i często zmieniają się. Wymaga to od przedsiębiorcy nie tylko znajomości polskiego prawa podatkowego, ale również przepisów obowiązujących w innych krajach UE. Brak odpowiedniej wiedzy może prowadzić do błędów w rozliczeniach, co z kolei może skutkować karami finansowymi. 

  1. Obowiązki po rejestracji

Firmy zarejestrowane do VAT-UE, jak zostało wcześniej wspomniane, muszą regularnie składać odpowiednie deklaracje i raporty, co wymaga skrupulatnego prowadzenia ewidencji i kontroli nad przepływami finansowymi. Nawet drobne błędy mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym sankcji podatkowych. 

Dlaczego warto skorzystać z oferty VARD&SKATT 

Rejestracja do VAT-UE może być skomplikowanym procesem, ale z odpowiednim przygotowaniem i wsparciem ekspertów z Kancelarii Podatkowej VARD&SKATT, spółce chcącej rozszerzyć działalność na rynek niemiecki,  udało się przeprowadzić ją sprawnie i efektywnie. Nasze biuro rachunkowe oferuje kompleksowe wsparcie dla przedsiębiorców chcących rozszerzyć swoją działalność poza rynek lokalny m.in.: 

  • Pomoc w przygotowaniu formularza VAT-R, 
  • Rozliczanie faktur wewnątrzunijnych, 
  • Terminowe przesyłanie deklaracji do odpowiedniego urzędu skarbowego,  
  • Aktualną wiedzę i doświadczenie w rozliczaniu podmiotów zarejestrowanych do VAT-UE, 
  • Przygotowanie pełnej dokumentacji w razie kontroli urzędowej.  

Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą i skorzystania z formularza kontaktowego.