Koszty bez faktury – czy przelew może być dowodem?
W codziennej działalności zdarzają się sytuacje, w których przedsiębiorca płaci za usługę, ale… faktura nie trafia do jego rąk. Co wtedy? Czy samo potwierdzenie przelewu może być wystarczającym dowodem, by zaksięgować wydatek jako koszt uzyskania przychodu? Czy koszty bez faktury możesz zaliczać do kosztów prowadzenia działalności?
To pytanie pojawia się coraz częściej, szczególnie w przypadku transakcji zagranicznych. Odpowiedź brzmi: tak, ale pod pewnymi warunkami.
Co mówią przepisy?
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są wszystkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia jego źródła – pod warunkiem, że nie są wyłączone na podstawie przepisów.
Co więcej, art. 180 Ordynacji podatkowej wskazuje, że jako dowód można dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy i nie jest sprzeczne z prawem.
Oznacza to, że w wyjątkowych sytuacjach, kiedy faktura nie zostanie wystawiona w ogóle, potwierdzenie zapłaty może być podstawą do ujęcia kosztu – jeśli zawiera komplet danych:
- dane sprzedawcy,
- opis usługi,
- kwotę i datę transakcji.
Takie stanowisko potwierdzają także sądy administracyjne – np. w wyroku NSA z 15.05.2018 r. (II FSK 1034/16), w którym uznano, że brak faktury nie przekreśla możliwości zaliczenia wydatku do kosztów, o ile brak ten ma charakter trwały.
Przykład z praktyki
Pan Michał prowadzi firmę IT i zlecił kodowanie fragmentu aplikacji freelancerowi z Czech. Otrzymał potwierdzenie przelewu, ale wykonawca nie wystawił faktury.
Czy wydatek można ująć w kosztach?
✅ Tak – o ile potwierdzenie przelewu zawiera dane kontrahenta, opis usługi i kwotę.
⚠️ Ale – pan Michał musi pamiętać, że brak faktury nie zwalnia go z obowiązków podatkowych w zakresie VAT. Jako nabywca usług z zagranicy, powinien samodzielnie rozliczyć VAT od importu usług – tworząc odpowiedni dokument wewnętrzny i przeliczając walutę po kursie NBP.
Na co uważać?
- Trwały brak faktury – jeśli faktura ma dopiero zostać wystawiona, nie można powołać się wyłącznie na potwierdzenie przelewu.
- Kompletność danych – przelew musi jasno wskazywać kontrahenta, przedmiot usługi i kwotę.
- VAT od importu usług – nawet przy braku faktury trzeba go wykazać.
Dlaczego warto działać z księgowym?
Dla przedsiębiorcy prowadzącego własny biznes przepisy to labirynt – szczególnie w transakcjach międzynarodowych. Samo posiadanie potwierdzenia przelewu nie oznacza jeszcze, że rozliczenie będzie prawidłowe.
W Vard&Skatt dbamy o to, aby takie sytuacje nie kończyły się kosztownymi błędami:
- sprawdzamy, czy dokumenty są wystarczające do ujęcia wydatku,
- pomagamy przygotować dokumenty wewnętrzne do rozliczenia VAT,
- analizujemy ryzyka podatkowe i chronimy przedsiębiorców przed sankcjami.
🔎 Lubisz wiedzieć wcześniej niż urząd? Obserwuj nas i bądź zawsze o krok do przodu.
Czytaj naszego bloga, żeby być na bieżąco:
https://vardskatt.pl/blog/
Sprawdź naszą atrakcyjną ofertę księgowości dla JDG i księgowości dla spółek:
https://vardskatt.pl/oferta/
#KsięgowośćDlaFirm #VardSkatt #BiuroRachunkowePoznań #UsługiKsięgowePoznań #ZaufajKsięgowemu #CyfrowaKsięgowość #BezPapieru #Digitalizacja #OpiekaIPodatki #KsięgowośćOnline
