KSeF to system rządowy. Dostęp zawsze jest przypisany do osoby lub firmy. Trzeba jasno ustalić sposób logowania.
Formularz ZAW-FA to dokument, który pozwala wskazać pierwszą osobę uprawnioną np. prezesa, dyrektora inną osobę z uprawnieniami nadrzędnymi.
ZAW-FA nie trzeba składać, gdy:
✔ prowadzisz JDG,
✔ masz pieczęć kwalifikowaną z NIP.
Formularz składa się:
- elektronicznie (e-Urząd Skarbowy jako załącznik do pisma ogólnego / ePUAP),
- albo papierowo w urzędzie skarbowym.
! Ważne:
Pierwsza osoba zgłoszona w ZAW-FA może później samodzielnie zarządzać dostępami w KSeF i nadawać dalsze uprawnienia elektronicznie.
Sposoby uwierzytelniania się w KSeF
Jednoosobowa działalność gospodarcza:
- Profil Zaufany
Najczęstsze rozwiązanie dla jednoosobowych działalności.
Przykład I:
Pani Anna prowadzi JDG i sama wystawia faktury → loguje się do KSeF swoim Profilem Zaufanym (np. tak jak do e-Urzędu Skarbowego).
- ZAW-FA nie jest potrzebny. Pani Anna ma wszystkie uprawnienia do działania w KSeF we własnym imieniu.
Przykład II:
Pan Tadeusz pracuje u Pana Czesława w jego biurze, ma swój Profil Zaufany
- ZAW-FA nie jest wymaganyà Pan Czesław nadaje uprawnienie elektronicznie do działania w KSeF Panu Tadeuszowi, a ten loguje się (uwierzytelnia) do KSeF wysyła i/lub odbiera faktury swoim Profilem Zaufanym
2. Podpis kwalifikowany – jest podpisem przypisanym do osoby fizycznej
Stosowany, gdy np. faktury wystawia/odbiera właściciel lub pracownik
Przykład I:
Pan Jan (właściciel JDG) ma podpis kwalifikowany → może logować się do KSeF, odbierać i/lub wystawiać faktury.
- ZAW-FA nie jest potrzebny.
Przykład II:
Pan Mirek pracuje u Pana Jana w jego biurze, ma swój podpis kwalifikowany z numerem PESEL
- ZAW-FA nie jest wymaganyà Pan Jan nadaje uprawnienie elektronicznie do działania w KSeF Panu Mirkowi, a ten loguje się (uwierzytelnia) do KSeF swoim podpisem kwalifikowanym.
Przykład III:
Pani Iryna pracuje w firmie Pani Zosi, ma swój podpis kwalifikowany bez numeru PESEL
- ZAW-FA jest wymagany à Pani Zosia nadaje uprawnienie elektronicznie do działania w KSeF Pani Irynie zgłaszając dane jej podpisu. Po otrzymaniu uprawnień Pani Iryna może zalogować się do KSeF, wysyłać i/lub odbierać faktury.
Podmioty posiadające osobowość prawną (np. spółka z o.o., komandytowa, akcyjna):
- Kwalifikowana pieczęć elektroniczna
Pieczęć identyfikuje firmę (spółkę), a nie konkretną osobę.
Spółka z o.o. korzysta z pieczęci à pracownicy firmy wystawiają faktury w imieniu spółki.
Przykład:
Pani Kasia pracuje w XYZ Sp. z o.o. i jest osoba wytypowaną do odbierania i wystawiania faktur. Spółka posiada pieczęć kwalifikowaną zatem Pani Kasia może wystawiać faktury po pobraniu przez spółkę certyfikatów.
- ZAW-FA nie jest wymagany
2. Brak kwalifikowanej pieczęci elektronicznej
Konieczne złożenie formularza ZAW-FA do właściwego Urzędu Skarbowego
Przykład:
Pan Krzysztof jest prezesem spółki z o.o. à musi złożyć formularz ZAW-FA do urzędu skarbowego i nadać sobie uprawnienia nadrzędne do korzystania z KSeF w ramach swojej spółki. Następnie może nadać dostępy innym osobom w wyznaczonym zakresie.
- ZAW-FA jest wymagany
W kolejnych mailach przejdziemy do nadawania kolejnych dostępów do KSeF, certyfikatów oraz trybów wystawiania faktur.
Podkreślamy, że informacje najbardziej rzetelne znajdą Państwo na stronach rządowych: https://ksef.podatki.gov.pl/
Lubisz wiedzieć wcześniej niż urząd? Obserwuj nas i bądź zawsze o krok do przodu.
